Come Sollecitare il Pagamento di una Fattura Scaduta

Quando il termine di pagamento di una fattura è trascorso senza che il debitore abbia adempiuto, il primo passo per un sollecito efficace consiste nell’esaminare il quadro contrattuale e normativo che disciplina il rapporto. Le condizioni generali di vendita, il contratto quadro o l’ordine d’acquisto spesso fissano termini e penali specifiche; a tali pattuizioni si affianca la disciplina italiana in materia di ritardo nei pagamenti tra imprese e verso la Pubblica Amministrazione, contenuta nel decreto legislativo 231/2002, che riconosce al creditore il diritto automatico a interessi moratori dalla data di scadenza, senza necessità di formale costituzione in mora. La percentuale applicabile varia semestralmente e si calcola sul tasso di riferimento BCE maggiorato di otto punti. Questa cornice rende più incisivo qualsiasi sollecito: il debitore è immediatamente informato che l’inattività comporta oneri finanziari aggiuntivi.

Se la clausola contrattuale prevede transazioni a trenta, sessanta o novanta giorni data fattura e stabilisce, ad esempio, una penale del due percento per ogni mese di ritardo, tali condizioni non escludono gli interessi moratori, ma si sommano a essi purché non risultino manifestamente abusive. Dopo un’analisi interna dei propri documenti contabili e della corrispondenza intercorsa, il creditore può scegliere con maggiore consapevolezza tono, contenuti e tempistiche del sollecito.

Preparare il primo sollecito formale

Se il rapporto commerciale è consolidato, un promemoria cortese telefonico qualche giorno dopo la scadenza può spesso sciogliere piccoli disguidi. Tuttavia, quando il ritardo si protrae oltre i dieci giorni, diventa opportuno formalizzare una richiesta scritta. La modalità consigliata è la PEC, che garantisce data certa e opponibilità, oppure la raccomandata per soggetti sprovvisti di posta certificata. La lettera dovrebbe richiamare il numero e la data della fattura, il termine pattuito, l’importo del capitale e degli interessi addebitati fino alla data della missiva, citando espressamente il riferimento al d.lgs 231/2002.

Un testo efficace mantiene un tono fermo ma non aggressivo, invita a saldare entro un termine breve—generalmente sette giorni—e preannuncia l’intenzione di intraprendere ulteriori azioni in difetto di riscontro. È prassi allegare nuovamente la fattura, il documento di trasporto e il riepilogo scadenze, così da eliminare qualunque pretesto legato a eventuali smarrimenti.

Intensificare la pressione con un secondo sollecito e la costituzione in mora

Se il debitore tace, il creditore può procedere a un secondo sollecito trascorsi quindici giorni dal primo, incrementando gli interessi calcolati al nuovo dies a quo. Questa comunicazione rappresenta, di fatto, una diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c. e deve essere redatta in modo da integrare la costituzione in mora ai sensi dell’art. 1219 c.c.: “Il mancato pagamento entro il termine di dieci giorni dalla ricezione della presente costituirà in mora la Vostra società, con ogni conseguenza di legge, nessuna esclusa”. Con questa formula, eventuali giustificazioni del debitore non interrompono il decorso degli interessi.

Spesso, l’invio di un secondo sollecito per conoscenza anche all’amministratore unico o al responsabile finanziario stimola risposte tempestive. È utile, in questa fase, proporre piani di rientro rateizzati accompagnati da titoli di garanzia, come cambiali o pagherò, se il debitore manifesta difficoltà temporanee ma è interessato a salvare la relazione commerciale.

Valutare gli strumenti alternativi al contenzioso

Prima di adire il tribunale esistono vie intermedie che riducono tempi e costi: la mediazione civile, obbligatoria nelle liti tra imprese solo per materie specifiche, può comunque essere avviata volontariamente; il debitore, invitato dinanzi a un organismo accreditato, spesso preferisce un accordo stragiudiziale al rischio di un decreto ingiuntivo. Parallelamente, il creditore può cedere il proprio credito pro soluto a società di factoring o sconto, ottenendo liquidità immediata in cambio di una percentuale. Questa scelta ha senso se il portafoglio crediti è ampio e la necessità di cassa supera l’interesse per il recupero integrale.

Avviare il procedimento monitorio

Quando i tentativi bonari falliscono, l’articolo 633 c.p.c. consente di depositare in tribunale un ricorso per decreto ingiuntivo, allegando fatture, ordini, DDT firmati o estratti notarili delle scritture contabili. Il giudice, se reputa la prova “scritta” sufficiente, emette il decreto nel giro di trenta giorni; il debitore può opporsi entro quaranta, ma in assenza di opposizione il titolo diventa esecutivo e consente il pignoramento di conti correnti, crediti o beni mobili a partire dal quarantunesimo giorno. Questa prospettiva, preannunciata nel secondo sollecito, esercita una forte deterrenza.

Per agire monitoriamente non è indispensabile un legale sotto i cinquemila euro, tuttavia l’assistenza di un avvocato esperto in recupero crediti riduce rischi procedurali. Il professionista potrà, a decreto emesso, consultare la banca dati SIAP per localizzare veicoli intestati o verificare eventuali ipoteche, ottimizzando la scelta di quali beni aggredire.

Gestire il recupero forzato e salvaguardare la reputazione commerciale

Quando si arriva all’esecuzione forzata, il creditore dispone di pignoramento presso terzi, accesso ai conti correnti, pignoramento mobiliare o immobiliare. Il primo è spesso il più efficace: un’istanza al giudice o, dal 2023, una ricerca telematica con autorizzazione permette di individuare banche e datori di lavoro del debitore; la notifica dell’atto paralizza le somme in mano al terzo, che diventa custode fino all’udienza di assegnazione. Se il rapporto commerciale ha ancora margini di recupero, però, spingersi oltre il decreto ingiuntivo può bruciare la relazione. Il creditore deve bilanciare il beneficio economico con il costo reputazionale di un cliente perso.

In molti settori, la pubblicazione di protesti o procedure esecutive incide sulla supply chain: la scelta di procedere forzosamente va ponderata analizzando la marginalità del singolo cliente e la possibilità di sostituirlo senza intaccare il fatturato complessivo. Talvolta, accettare un saldo parziale e chiudere il contenzioso in mediazione si rivela più profittevole di un pignoramento che, dopo anni, porta a un recupero modesto.

Prevenire i ritardi futuri con sistemi di credit management

L’esperienza di un recupero complesso evidenzia l’importanza di filtri preventivi. Valutare il merito creditizio con visure camerali aggiornate, monitorare score di affidabilità, impostare clausole di retention of title e richiedere fideiussioni personali agli amministratori riduce l’incidenza di insoluti. L’emissione di fatture elettroniche abilita inoltre l’utilizzo di sistemi di reminder automatici via PEC che scattano cinque giorni prima della scadenza, proseguono alla data stessa e si trasformano in sollecito formale decorso il terzo giorno di ritardo. Questo workflow, affiancato a condizioni contrattuali chiare sull’addebito di interessi, spinge il cliente a rispettare tempi più rigidi.

Implementare il reverse factoring o i portali di supply-chain finance, infine, offre ai clienti la possibilità di dilazionare i pagamenti tramite intermediari terzi, senza gravare sul fornitore: una soluzione win-win che tutela i flussi di cassa e abbatte la conflittualità.

Conclusioni

Sollecitare il pagamento di una fattura scaduta non è solo un atto formale, ma un processo che incrocia diritto, comunicazione e strategia di impresa. Dal primo promemoria telefonico al deposito del decreto ingiuntivo, ogni fase richiede consapevolezza delle tutele legali e attenzione alla relazione commerciale. Un approccio progressivo, che parte da richiami amichevoli e documentati, applica gli interessi di legge, offre soluzioni rateali e, solo in ultima istanza, ricorre al tribunale, massimizza le probabilità di recuperare il credito salvaguardando la reputazione e il portafoglio clienti dell’azienda.